Dépôts, rapports et constats d'état

LE BON DE DÉPÔT

Le registre est le module des galeries : une autre maison ne le voit pas.

« Nouveau dépôt » demande trois choses : le sens — entrant, reçu en dépôt, ou sortant, confié à un tiers — la contrepartie, et la date de début. Le dépôt naît en brouillon ; il faut l'activer.

Le document imprimable porte les quatorze mentions que la profession attend : auteur, titre, date, technique, dimensions, numéro d'exemplaire, état et valeur d'assurance pour chaque œuvre, puis durée, prix convenu, latitude de remise, commission, droits de reproduction et conditions de restitution comme clauses du contrat.

L'émetteur du bon, c'est votre maison, jamais la plateforme. Si son identité légale est incomplète, le document sort quand même, avec la surimpression « BROUILLON — identité de l'émetteur à compléter ».

LE DOCUMENT SIGNÉ

Une fois signé, vous téléversez le bon — PDF ou image, 20 Mo au maximum, 500 Mo cumulés pour votre maison. Il est rangé à part des photographies d'œuvres, dans un espace qui n'a aucune adresse publique : il ne peut structurellement pas être publié.

Vous seul y accédez, en téléchargement, depuis votre portail.

CLÔTURER UN DÉPÔT

La clôture traite chaque œuvre encore présente, selon son cas :

• Une œuvre déjà vendue est simplement soldée : une vente n'est pas un retour.
• Sur un dépôt entrant, l'œuvre passe en « retournée », sort de votre propriété, et reçoit un mouvement de retour à l'artiste.
• Sur un dépôt sortant, la pièce rentre : elle repasse en stock, redevient disponible, et reçoit un mouvement de réintégration.

LES CINQ RAPPORTS

Tous excluent les œuvres archivées, et ne mélangent jamais deux devises.

• INVENTAIRE — combien d'œuvres et pour quelle valeur, par emplacement ou par régime de propriété.
• DÉPÔTS À ÉCHÉANCE — les dépôts actifs dont la fin est passée ou tombe dans les trente prochains jours.
• VENDUES ENCORE SUR PLACE — la vente est faite, la pièce n'est pas partie.
• RETOURS EN RETARD — le dernier mouvement d'une œuvre porte une date de retour dépassée, et la pièce n'est pas rentrée.
• ÂGE DU STOCK — quatre tranches depuis l'acquisition : 0-90, 91-180, 181-365, et au-delà d'un an.

L'ÉTAT DES VALEURS D'ASSURANCE

C'est un document FIGÉ, numéroté sans trou, que vous remettez à votre assureur. Il ne se modifie pas et ne se supprime pas : un seul par date, vingt par jour au maximum.

Pour chaque œuvre, la valeur est cherchée dans l'ordre : une valeur convenue, puis celle déclarée par le déposant, puis un calcul à partir de vos prix. Si rien ne se résout, la ligne est une ANOMALIE, jamais un zéro — un zéro se confondrait avec une œuvre sans valeur, et votre assureur ne pourrait pas faire la différence.

Aucune conversion de devise n'est jamais faite. Une valeur dans une autre devise que celle du rapport est traitée comme non résolue, et l'anomalie nomme les devises trouvées.

CORRIGER UN CONSTAT D'ÉTAT

Un constat verrouillé ne se corrige pas : il se remplace. Vous en créez un nouveau, qui désigne le précédent comme remplacé. C'est la règle du registre — un état daté qu'on pourrait réécrire ne vaudrait rien devant un assureur.

Au verrouillage seulement, le constat reçoit sa référence et son empreinte. Un brouillon remplacé avant verrouillage ne consomme jamais de numéro.

Les mouvements suivent la même règle : on n'annule pas un mouvement, on écrit le mouvement inverse.